REGULAMIN SYMPOZJUM NAUKOWEGO
POLSKIEGO TOWARZYSTWA MEDYCYNY ROZRODU I EMBRIOLOGII
7-8.10.2024, Warszawa

 
§ 1 Postanowienia ogólne
  1. Niniejszy dokument jest Regulaminem „Sympozjum Naukowego Polskiego Towarzystwa Medycyny Rozrodu i Embriologii”, które odbywa się w terminie 7-8 października 2024 r. stacjonarnie w hotelu Focus Hotel Premium, ul. Suwak 15 w Warszawie (02-676), zwanym dalej Sympozjum.
  2. Definicje użyte w niniejszym Regulaminie:​
    1. Organizator merytoryczny: Polskie Towarzystwo Medycyny Rozrodu i Embriologii, z siedzibą przy ul. Bocianiej 13 w Warszawie (02-876), KRS: 0000327718, REGON: 200289052, NIP: 542-313-75-42.
    2. Organizator logistyczny: Konieczna Drlík Spółka Cywilna, z siedzibą przy ul. Aleksandrowskiej 24/41 w Łodzi (91-120), NIP: 9472013262, REGON: 528260867.
    3. Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Sympozjum poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej Sympozjum (sympozjum.ptmrie.org.pl) lub poprzez zgłoszenia grupowe dokonane na adres e-mail organizatora dostępny na stronie Sympozjum.
    4. Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Sympozjum w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz on-line.
    5. Paynow: serwis płatności internetowych prowadzony przez mElements S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 18. 00-850 Warszawa za pośrednictwem mBank S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 18, 00-850 Warszawa.
    6. Strona internetowa Sympozjum: www.sympozjum.ptmrie.org.pl
    7. Adres e-mail Organizatora logistycznego: kontakt@sympozjum.ptmrie.org.pl
  3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Sympozjum oraz obowiązują wszystkich Uczestników.
§ 2 Udział w Sympozjum
  1. Warunkiem udziału w Sympozjum jest zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej Sympozjum lub dokonanie zgłoszenia grupowego drogą elektroniczną na adres e-mail Organizatora logistycznego.
  2. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Sympozjum drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
  3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem logistycznym zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz akceptacją jego postanowień.
  4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie adresu e-mail podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorami w ramach organizacji i przeprowadzenia Sympozjum.
  5. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
  7. Sympozjum ma charakter zamknięty, co oznacza, że na terenie wynajętym na potrzeby Sympozjum mogą przebywać wyłącznie osoby z ważnym identyfikatorem wydanym przez Organizatora logistycznego.
  8. Uczestnik Sympozjum jest zobowiązany do bezwzględnego noszenia identyfikatora otrzymanego przy rejestracji podczas trwania Sympozjum.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Sympozjum.
  10. Wejście na kolację organizowaną 7 października 2024 jest dodatkowo płatne.
  11. Zgłoszenie udziału w kolacji musi być przekazane Organizatorowi logistycznemu najpóźniej do 23 września 2024 r. poprzez formularz rejestracyjny na stronie www Sympozjum lub poprzez zgłoszenie grupowe na adres e-mail Organizatora Sympozjum.
§ 3 Opłaty 
  1. Informacja na temat wysokości opłat za udział w Sympozjum Naukowym Polskiego Towarzystwa Medycyny Rozrodu i Embriologii została zamieszczona na stronie internetowej Sympozjum (sympozjum.ptmrie.org.pl).
  2. Opłatę za udział w Sympozjum należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora na stronie internetowej Sympozjum.
  3. Płatności mogą być dokonywane przelewem lub za pośrednictwem systemu płatności online.
  4. W przypadku, gdy Uczestnik wybierze płatność poprzez system paynow, jego dane osobowe zostaną przekazane w zakresie niezbędnym dla realizacji płatności spółce mElements S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 18. 00-850 Warszawa za pośrednictwem mBank S.A. siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 18, 00-850 Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy , XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000025237, NIP” 526-021-50-88, kapitał zakładowy 169.468.160 złotych w całości wpłaconym, krajowej instytucji płatniczej, wpisanej do rejestru KNF dostawców usług płatniczych jako agent mElements- numer IP47/2019, na co Kupujący/ Konsument wyraża zgodę. Nadzór nad wykonywaniem działalności w zakresie usług płatniczych sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny, o czym niezwłocznie poinformuje za pośrednictwem strony internetowej Sympozjum. Zmiana ceny nie ma zastosowania do już zarejestrowanych Uczestników.
  6. Brak uregulowania należności za udział w Sympozjum w terminie podanym na stronie internetowej Sympozjum upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy oraz niewydania materiałów na Sympozjum.
  7. Organizator wystawi fakturę VAT jako potwierdzenie zaksięgowania dokonanej przez Uczestnika wpłaty.
  8. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Sympozjum, podany w formularzu rejestracji.
  9. Istnieje możliwość przepisania wniesionej opłaty za Sympozjum na inną, wskazaną osobę, wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora.
  10. Każdy dzień uczestnictwa w Sympozjum obejmuje przerwę kawową, lunch, wejścia na wykłady i warsztaty oraz certyfikat uczestnictwa.
  11. Uczestnicy Sympozjum zobowiązani są do:
    1. Udziału w Sympozjum w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,
    2. Przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w miejscu odbywania się Sympozjum,
    3. Przestrzegania zasad BHP oraz ppoż,
    4. Stosowania się do instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora logistycznego oraz służb porządkowych,
    5. Niezakłócania przebiegu Sympozjum i nieutrudniania innym Uczestnikom udziału w Sympozjum,
    6. Umieszczenia identyfikatora w widocznym miejscu.
 
§ 4 Rezygnacja
  1. Opłaty za uczestnictwo nie podlegają zwrotowi w przypadku rezygnacji z udziału w Sympozjum, niemożności uczestnictwa w Sympozjum lub z powodu niestawienia się w dniu Sympozjum.
  2. Istnieje możliwość przepisania kwoty na innego Uczestnika, wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora logistycznego.
§ 4.1 Reklamacje
  1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora logistycznego lub Organizatora merytorycznego powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora logistycznego lub drogą mailową na adres e-mail: kontakt@sympozjum.ptmrie.org.pl
  2. Reklamacje powinny zawierać: imię i nazwisko uczestnika, kontakt email, numer telefonu, a także czego dotyczy reklamacja i jakie żądania wysuwa Uczestnik.
  3. Reklamacje Uczestników mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu, reklamacje nie będą rozpatrywane.
  4. Organizatorzy udzielą odpowiedzi na prawidłowo złożoną reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania.
 
§ 5 Ochrona danych osobowych
  1. Administratorem danych osobowych podanych podczas rejestracji na Sympozjum w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) jest jest Konieczna Drlík Spółka Cywilna, z siedzibą przy ul. Aleksandrowskiej 24/41 w Łodzi (91-120), NIP: 9472013262, REGON: 528260867 (dalej: „Organizator logistyczny”).
  2. Kontakt z Organizatorem logistycznym w sprawie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: kontakt@sympozjum.ptmrie.org.pl.
  3. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a Organizator logistyczny ma obowiązek potwierdzenia ich przetwarzania oraz udzielenia informacji o: celu przetwarzania, kategorii danych przetwarzanych, odbiorcach danych, planowanym okresie przetwarzania, przysługujących prawach dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych.
  4. Mają Państwo prawo żądać od Organizatora logistycznego niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe oraz żądać uzupełnienia danych niekompletnych. Przysługuje Państwu również prawo do usunięcia swoich danych, a na Organizatorze logistycznym ciąży obowiązek ich niezwłocznego usunięcia w sytuacji, gdy:
    1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
    2. cofnęli Państwo zgodę na przetwarzanie danych,
    3. w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
    4. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
    5. usunięcie danych osobowych jest wymagane celem wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w przepisach prawa.
  5. Zastrzega się, iż Organizator logistyczny może odmówić usunięcia danych, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania zobowiązań Organizatora logistycznego wynikających z przepisów prawa.
  6. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku rejestracji na Sympozjum jest udzielona przez Państwa lub osobę działającą w Państwa imieniu, dobrowolna zgoda. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie przez Państwa danych osobowych uniemożliwi rejestrację i udział w Sympozjum.
  7. Organizator logistyczny przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer Prawa Wykonywania Zawodu, dane do faktury.
  8. Organizator logistyczny Sympozjum nie sprzedaje zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem oraz do celów realizacji usługi organizacji Sympozjum.
  9. Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług.
  10. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za zakupione usługi.
  11. Jako jedną z form ochrony Uczestników podczas trwania Sympozjum stacjonarnego jest identyfikator, wydawany podczas rejestracji na wydarzenie. Każdy uczestnik zobowiązany jest do bezwzględnego noszenia identyfikatora podczas trwania Sympozjum. Osoby nieposiadające identyfikatorów nie będą miały możliwości wejścia na część dydaktyczną, wystawową oraz gastronomiczną.
  12. Dokonanie rejestracji na Sympozjum jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieograniczone czasowo, nieodpłatne wykorzystanie, obróbkę, powielanie i rozpowszechnienie wizerunku Uczestnika utrwalonego w formie zdjęć i filmów (w tym audio) wykonanych podczas Sympozjum w celu ich wykorzystania w materiałach promocyjnych, naukowych czy edukacyjnych, w tym poprzez zamieszczenie materiałów z Sympozjum w formie wizualnej, audio-wizualnej i fotograficznej na stronie internetowej Organizatora merytorycznego oraz na portalach społecznościowych Organizatora, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa.
  13. Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.
  14. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji i monitorowania Uczestników Sympozjum, np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów lub z wykorzystaniem systemów elektronicznych.
  15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Sympozjum stacjonarnego.
  16. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Sympozjum stacjonarnym, jak również w miejscach zakwaterowania oraz dodatkowych aktywności.
 
§ 6 Siła wyższa
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Sympozjum w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych i siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych o szczególnym charakterze, którym nie można było zapobiec, takich jak klęski żywiołowe (powódź, huragan) oraz szczególne zakłócenia porządku publicznego (blokada komunikacyjna o charakterze ponadregionalnym, akty terroru, zgłoszenie podłożenia bomby, kataklizm społeczny lub w obrębie środowiska naturalnego albo budowli lub budynków związanych z organizacją Wydarzenia, konflikt zbrojny, zamieszki, zarządzenia organów państwowych, którym nie można było zapobiec).
  2. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator dotknięty takim zdarzeniem jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Uczestnika o braku możliwości wykonywania swoich obowiązków. W razie niemożności przezwyciężenia siły wyższej strony zobowiązują się do rozliczenia wykonanych do tego czasu swych świadczeń.
  3. Organizator logistyczny nie ponosi odpowiedzialności:
    1. za jakąkolwiek działalność podejmowaną przez Uczestników Sympozjum, w szczególności w zakresie prowadzonej działalności reklamowej czy promocyjnej,
    2. za szkody spowodowane w związku z niebezpieczeństwami podczas transportu na i z Sympozjum,
    3. za szkody spowodowane pożarem, zalaniem, kradzieżą z włamaniem do pomieszczeń wystawienniczych lub miejsc składowych,
    4. za szkody wyrządzone przez Uczestników,
    5. za wypadki osób, straty, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów znajdujących się na Sympozjum przed, po i w trakcie trwania Sympozjum,
    6. za pojazdy, ani inne ruchomości pozostawione na terenie Sympozjum,
    7. za przerwę w dostawie mediów i szkody powstałe na skutek usterek lub przerw w dostawie mediów,
    8. za mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione,
    9. za szkody spowodowane siłą wyższą.
§ 7 Postanowienia końcowe
 
  1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Po ogłoszeniu przez Organizatora logistycznego zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora logistycznego o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres e-mail: kontakt@sympozjum.ptmrie.org.pl
  4. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora logistycznego najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator logistyczny nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  5. Organizator logistyczny zastrzega sobie prawo do dokonywania modyfikacji programu Sympozjum lub zmiany prelegenta, w merytorycznie uzasadnionych przypadkach
  6. Sympozjum ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
  7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Sympozjum.
 
Data: 19.05.2024
Data Aktualizacji 26.05.2024 – dodany § 4.1 Reklamacje
 



 

Partnerzy Platynowi



Partnerzy Złoci



Partnerzy Srebrni